Muitos empreendedores entram no mercado gastronômico com paixão pela culinária, mas sem a ferramenta fundamental para garantir a lucratividade: a Ficha Técnica de alimentos.
Entender como fazer uma ficha técnica não é apenas um detalhe operacional, é a espinha dorsal do controle de custos e da gestão financeira de qualquer negócio no setor.
Seja você um pequeno empreendedor de confeitaria, um dono de restaurante, ou simplesmente alguém que vende comidas por encomenda, dominar como fazer uma ficha técnica é o caminho para evitar desperdícios, definir preços justos e, o mais importante, assegurar que seu trabalho gere o lucro merecido.
Veja a seguir, na prática, como fazer uma ficha técnica pode transformar seu empreendimento.
Entendendo a ficha técnica de alimentos na prática
Profissionais e empresas bem-sucedidas no ramo alimentício sabem que para aumentar a lucratividade e manter o crescimento do negócio, precisam fazer um controle rígido dos custos dos pratos disponíveis no cardápio.
Para isso, elas seguem à risca o uso da ficha técnica, entendendo como fazer uma ficha técnica para calcular o custo correto da receita com base em um controle da utilização de insumos, impactando no modo de preparo dos pratos e otimizando os resultados da empresa.
Quem deve usar a ficha técnica?
A ficha técnica é um procedimento que deve ser adotado por todos os empreendedores, seja um chef de um grande restaurante a pessoas autônomas que comercializam bolos e salgados em casa.
Dessa maneira, você consegue verificar qual é o custo efetivo do seu produto, ajudando na precificação, montagem de cardápio, controle de insumos e na organização da rotina produtiva da empresa. Ou seja, entender como fazer uma ficha técnica é o primeiro passo para um bom gerenciamento do seu empreendimento.
Infelizmente, muitas confeitarias, restaurantes e pequenos comerciantes só pensam no “ticket médio”, isto é, dividem o montante ganho pela quantidade de clientes do dia.
Essa prática é errada, pois não faz um balanço fiel do que está acontecendo na sua empresa.
“Será que está havendo desperdício? Aumento ou diminuo as porções? Verifiquei que o extrato de tomate está tendo muita saída, mas como saber se é para o molho à bolonhesa ou para a lasanha?”.
Percebe como isso atrapalha na hora de dar um preço a sua produção, fazer promoções para atrair clientes e ter um controle geral do seu empreendimento? Para resolver isso, aprenda como fazer uma ficha técnica a seguir!
Como fazer uma ficha técnica de alimentos para restaurantes?
Tenha em mente que a ficha técnica é onde você vai registrar os alimentos, o preço e a quantidade para cada receita que irá preparar, seja uma salada de entrada, o prato principal, um drink ou uma sobremesa que venderá de porta em porta. Nela, precisam conter as seguintes informações:
- Nome da receita
- Categoria (sobremesa, prato de entrada, prato principal)
- Rendimento
- Item por item listado um abaixo do outro
- Unidade de medida de cada item (kg, ml, und)
- Quantidade exata que será utilizada na receita (incluindo as perdas)
- Custo unitário
- Custo total
Diferença entre a ficha técnica operacional e a ficha técnica gerencial
A diferença entre a ficha técnica operacional e a ficha técnica gerencial é o detalhamento das informações.
A operacional é ideal para indicar o processo de produção de um prato, contendo as quantidades, ingredientes e o passo a passo da receita.
A gerencial, por sua vez, contém os valores de custos. Informações que só quem gerencia o estabelecimento precisa saber. Auxiliando no dia a dia em áreas como compras, estoque, marketing e nas decisões que moldarão o futuro da empresa.
A importância da margem de contribuição
Para acertar na precificação de um produto avalie com base na margem de contribuição. É a partir dela que você poderá avaliar as receitas que mais contribuem para a construção do seu lucro.
O que é a margem de contribuição
A margem de contribuição é o resultado de um cálculo que leva em consideração a receita operacional (quanto faturou com as vendas) subtraindo a soma dos custos com as despesas variáveis.
É uma ferramenta que possibilita ao administrador verificar o potencial de cada produto, ou seja, como cada receita contribui para o lucro da empresa. Cada produto tem valores diferentes para ser produzido, portanto, a margem de contribuição também vai ser diferente para cada um.
Dessa forma é possível verificar se é viável ou não aquela produção, se ela gera lucros satisfatórios e qual a importância desse produto na sua engenharia de cardápio. Todo esse fluxograma organizacional só é possível graças a uma ficha técnica bem feita. Para alcançar isso, é essencial dominar como fazer uma ficha técnica.
Custos da mercadoria
Os custos da mercadoria levam em conta tudo o que foi gasto na produção daquela receita. Então coloque no papel os custos com os insumos utilizados, funcionários, folha de pagamento, impostos, água, luz, gás, internet e depreciação de máquinas.
Despesa de venda
As despesas de venda ou despesas variáveis envolvem todos os gastos relacionados à venda do produto, por exemplo, impostos, taxa com o cartão de crédito, comissão para vendedores.
A margem de contribuição pode ser negativa?
A margem de contribuição pode ser negativa quando se tratar de uma estratégia de promoção, mas essa prática deve ser bem planejada para que dê certo. Com exceção dessa situação, valores negativos não são aceitáveis dentro de um negócio que precisa cobrir os gastos fixos.
Exemplo de precificação na prática
Vamos utilizar o exemplo de uma doceria que vende brigadeiro a R$ 5,00 reais. Se naquele mês foram vendidos 100 brigadeiros, a receita operacional desse produto foi de R$ 500,00 reais.
Entretanto, para produzir os brigadeiros alguns custos foram gerados na compra dos ingredientes da receita (chocolate, leite condensado, forminhas de papel), na mão-de-obra de quem produziu e na utilização de gás, luz e água. Ao todo para produzir os 100 brigadeiros foram gastos R$ 100,00.
Já as despesas variáveis não passaram de R$ 50,00 (taxas com a utilização do cartão de crédito, impostos). Ou seja, nesse caso a margem de contribuição foi de R$ 350,00, pois se subtraiu dos R$ 500,00 (receita operacional) os R$ 150,00 (resultado da soma dos custos e das despesas).
Supondo que o brigadeiro fosse vendido a R$ 3,00 teríamos uma situação de alerta, pois a rentabilidade seria apenas de R$ 150,00. Nesse caso o administrador teria que avaliar se essa margem de contribuição é satisfatória ou não.
10 benefícios de uma boa ficha técnica gastronômica
Os benefícios concretos de entender como fazer uma ficha técnica são muitos e impactam diretamente a saúde e a lucratividade do seu negócio. Aqui estão 10 deles:
- Organização das rotinas produtivas
- Controle preciso de entradas e saídas
- Precificação correta do produto
- Investir em promoções de forma estratégica
- Ensinar funcionários de maneira padronizada
- Controle de compras mais eficiente
- Controle de vendas para análise de desempenho
- Controle de estoque, evitando perdas
- Diagnóstico do faturamento da empresa com clareza
- Dados para análise SWOT e estratégias de crescimento
Como um software para controle de custos de restaurantes pode ajudar?
É possível fazer a ficha técnica em uma folha de caderno? Sim, mas quem realmente se preocupa com o controle de custos e a lucratividade sabe que é preciso ir além ao pensar em como fazer uma ficha técnica de forma eficiente.
Nesse sentido, o trabalho é dobrado, uma vez que terá que ficar procurando a ficha certa de cada receita e refazer em caso de perda.
É possível fazer a ficha técnica em planilha de Excel? Sim! Mas, para evitar erros e garantir a precisão necessária na gestão financeira, é mais seguro contar com a ferramenta certa quando pensar em como fazer uma ficha técnica escalável.
Quantas pessoas irão inserir dados nessa planilha? Como fará o controle da versão final do arquivo? Essas são algumas perguntas a serem consideradas na hora de decidir pelo controle no Excel.
Muitas pessoas alimentando o arquivo abre margem para erros e alterações nas fórmulas que podem abalar toda a estrutura do negócio. Quem nunca trocou um 8 por um 80? Erros desse tipo são normais e podem ser evitados.
A dica é: contrate um serviço de software de fichas técnicas para restaurantes e confeitarias.
Por que usar um software de gestão para restaurantes?
O artigo da Dra. Fernanda Pontin de Matos Guimarães, intitulado “Importância do Receituário Padrão em Food Service”, pode ser aplicado a qualquer modelo de negócio.
Em sua obra, a autora diz que adotar receituários na linha de produção permite que as refeições sejam as mesmas, independente do funcionário que está atuando.
A quantidade de insumo que será gasto já deve ser porcionado ou previamente estabelecido, assim você tem como precificar os pratos e controlar os pedidos de compra, além de gerir a rotatividade do estoque, evitando perdas e organizando o espaço de armazenagem.
Conhecendo o Menu Control
O Menu Control é um software que auxilia no gerenciamento do custo e preço de alimentos preparados, desde um bar com grande demanda até pequenos fornecedores que trabalham com vendas em casa ou de porta em porta.
Com o software de fichas técnicas para restaurantes e confeitarias, da Menu Control, é possível inserir todas as informações que você necessita. Com a diferença de atualizar automaticamente, apresentando um diagnóstico sem precisar ficar inserindo fórmulas ou calculando manualmente.
Continue otimizando seus resultados, confira nosso artigo sobre precificação de receitas.
